Citavi-Lizenz läuft aus: was du jetzt sofort sichern musst (2026)

Was am Stichtag wirklich passiert

Die wichtigste Information zuerst, weil sie in den meisten Rundmails untergeht: Nach dem Ende der Campuslizenz lassen sich deine Citavi-Projekte ohne gültige Lizenz nicht mehr öffnen und nicht mehr bearbeiten. So formuliert es die Ruhr-Universität Bochum in ihrer Ankündigung. Das ist kein Funktionsverlust am Rand. Das ist die Tür ins Schloss.

Deine Projektdatei liegt danach weiter auf der Festplatte. Du kommst nur nicht mehr hinein. Alles, was du über Monate gesammelt hast – Titel, Zitate, Zusammenfassungen, Kategorien, Aufgaben – liegt in einem Format, das ohne Programm nichts hergibt. Deine Quellen werden zur Geisel.

Das ist die Nachricht. Was sie bedeutet: Ein Backup der Projektdatei allein reicht nicht. Du brauchst deine Daten in Formaten, die du auch ohne Citavi noch lesen kannst. Und was du tun kannst, steht weiter unten – in einer Reihenfolge, die dich nicht am Ende zwingt, noch einmal von vorn anzufangen.

Die bestätigten Termine (Stand August 2026)

Das hier ist kein einzelnes Datum, sondern eine Welle, die 2023 begonnen hat und bis mindestens 2028 läuft. Bereits abgeschaltet haben unter anderem:

• BTU Cottbus-Senftenberg – 30.11.2023
• Alle Universitätsbibliotheken in Baden-Württemberg(gemeinsamer Ausstieg) – 31.03.2024
• TU Berlin – 30.11.2024
• Hochschule Bonn-Rhein-Sieg – 31.01.2025
• Universität Greifswald – 31.05.2025
• Universität Augsburg – 31.01.2026
• RWTH Aachen – 28.02.2026
• WU Wien – 31.05.2026
• HU Berlin – 01.05.2026

Bestätigt und noch vor uns:

• Jade Hochschule – 01.09.2026
• Ruhr-Universität Bochum – 30.09.2026
• TU Darmstadt – 30.09.2026
• Universität Göttingen – 30.11.2026
• TU Dresden – 30.11.2026
• HTWK Leipzig – 30.11.2026
• Universität Münster – 31.12.2026
• TU Dortmund – 31.12.2026
• Leibniz Universität Hannover – 31.12.2026
• Frankfurt UAS – 31.12.2026
• PH Freiburg – 31.03.2027

Diese Liste ist Stand August 2026 und sie ist nicht verbindlich. Termine verschieben sich, Verträge werden ein letztes Mal verlängert oder früher beendet, und einzelne Fachbereiche haben eigene Regelungen. Prüfe das Datum für deine Hochschule auf der Seite deiner Bibliothek, bevor du deinen Zeitplan darauf baust. Eine ausführlichere Übersicht mit den empfohlenen Nachfolgeprogrammen pflegen wir unter welche Unis Citavi abschalten.

Die Rettung, in dieser Reihenfolge

Die Reihenfolge ist nicht beliebig. Jeder Schritt braucht eine funktionierende Lizenz, also machst du zuerst das, was nur mit Citavi geht, und erst danach das, was auch später noch möglich ist. Plane für ein normales Bachelorprojekt ein bis zwei Stunden ein, für ein großes Projekt mit vielen Wissenselementen einen halben Tag.

1. Cloud-Projekte zuerst lokal speichern. Wenn dein Projekt in der Citavi-Cloud liegt, ist es nicht auf deinem Rechner. Speichere es als lokales Projekt, bevor du irgendetwas anderes tust. Cloud-Zugänge sind das Erste, was mit der Lizenz wegfällt.

2. Eine Sicherungskopie des gesamten Projekts anlegen. Die Projektdatei (Endung .ctv6bei Citavi 6) plus den Ordner, den Citavi daneben für angehängte Dateien anlegt. Kopiere beides an einen zweiten Ort. Diese Kopie nützt dir ohne Lizenz nichts zum Lesen, aber sie ist dein Sicherheitsnetz, falls ein Export schiefgeht – und die einzige Grundlage, falls du später doch noch einmal eine Lizenz bekommst.

3. Alle Titel als RIS und zusätzlich als BibTeX exportieren. Zwei Formate, weil Importfehler formatabhängig sind und du dann eine zweite Chance hast. Das sind deine bibliografischen Daten: Autor, Titel, Jahr, Verlag, Seiten, DOI.

4. Die Volltexte separat sichern. Deine angehängten PDFs liegen im Dateiordner des Projekts. Kopiere den kompletten Ordner. Wenn die Dateinamen kryptisch sind, exportiere vorher eine Titelliste, damit du die Zuordnung nachvollziehen kannst.

5. Wissenselemente und Zitate in ein lesbares Dokument exportieren. Das ist der Schritt, den die meisten überspringen. Deine wörtlichen Zitate, Paraphrasen, Kommentare und Zusammenfassungen sind nicht Teil eines RIS-Exports. Erzeuge über die Speichern-unter- oder Druckfunktion eine Ausgabe deiner Wissensorganisation mit Kategorien, Seitenzahlen und Quellenangaben, als RTF, Word-Datei oder PDF. Auch wenn du später zu Zotero migrierst: Diese Datei ist die Version, die niemals kaputtgeht.

6. Deinen eigenen Zitationsstil sichern, falls du einen hast. Eigene oder von deinem Lehrstuhl angepasste Stile lassen sich gar nicht nach Zotero übertragen. Sichere die Stildatei trotzdem und mach zusätzlich Screenshots oder Notizen davon, wie eine Fußnote und ein Literaturverzeichniseintrag korrekt aussehen müssen. Du wirst das in Zotero nachbauen müssen, und dann brauchst du eine Vorlage.

7. Erst jetzt migrieren.Zotero installieren, RIS importieren, stichprobenartig zwanzig Titel gegenprüfen – besonders Sammelbände, Hochschulschriften und Onlinequellen, bei denen Feldzuordnungen gern verrutschen.

Der Sonderfall: dein Word-Dokument

Ein Punkt gehört ausdrücklich hervorgehoben, weil er der teuerste ist: Zitate, die du über das Word-Add-In oder den Citavi Assistant eingefügt hast, wandern nicht mit nach Zotero. Das steht so in der offiziellen Umstiegsanleitung der Universität Münster. Es sind keine normalen Textstellen, sondern Feldfunktionen, die Citavi bei jedem Öffnen neu berechnet.

Praktisch heißt das: Wenn deine Lizenz mitten in der Bachelorarbeit endet, kann es sein, dass du jeden einzelnen Nachweis von Hand neu setzen musst. Der Ablauf dafür ist umständlich, aber machbar, und er ist deutlich leichter, solange Citavi noch läuft. Wir haben ihn Schritt für Schritt aufgeschrieben: Citavi-Zitate in Word retten.

Wenn du heute nur eine einzige Sache machst, dann diese: Leg eine Kopie deines Word-Dokuments an, bevor du irgendetwas an den Feldern änderst. Alles Weitere lässt sich reparieren, ein überschriebenes Dokument nicht.

Was beim Umstieg verloren geht

Wir empfehlen den Umstieg, und wir sagen im selben Atemzug, was er kostet. Nach der Anleitung der Universität Münster gehen beim Wechsel nach Zotero verloren:

• bereits über das Word-Add-In oder den Citavi Assistant eingefügte Nachweise
• Bildzitate – sie kommen an, aber ohne die Grafik
• eigene Zitationsstile, vollständig
• zugewiesene Aufgaben
• bei Wissenselementen: die Unterscheidung zwischen direktem und indirektem Zitat sowie die Kategorienzuordnung, sobald sie zu Zotero-Notizen werden

Münster schreibt außerdem, dass die Anpassung von Zitationsstilen in Zotero deutlich schwieriger ist und dass es dafür keine institutionelle Unterstützung gibt. Wenn dein Fach einen deutschen Fußnotenstil vorschreibt, ist das der Punkt, an dem du nach dem Umzug den meisten Ärger haben wirst. Plan dafür Zeit ein, die du nicht in der Abgabewoche hast.

Wenn deine Abschlussarbeit gerade läuft

Dann ist die richtige Frage nicht „Zotero oder nicht“, sondern „Was ist bis zur Abgabe das geringste Risiko“. Drei Fälle:

Abgabe deutlich vor dem Stichtag. Bleib bei Citavi und schreib fertig. Mach trotzdem die Schritte 1 bis 6 oben, und zwar jetzt, nicht in der letzten Woche. Migriert wird nach der Abgabe, in Ruhe.

Abgabe kurz nach dem Stichtag.Das ist der unangenehmste Fall. Rede mit deiner Bibliothek: Manche Häuser richten Übergangslösungen ein, etwa einzelne Rechner im Lesesaal mit Restlaufzeit, oder sie beraten zur Einzellizenz. Wenn nichts davon geht, wandle deine Word-Felder rechtzeitig in statischen Text um – dann bleibt dein Text lesbar und korrekt, auch wenn die Verknüpfung tot ist.

Du fängst gerade erst an. Fang nicht mehr mit Citavi an, auch wenn die Lizenz noch läuft. Jeder Titel, den du jetzt in Citavi anlegst, ist Arbeit, die du später anfassen musst.

Und unabhängig vom Fall: Notiere dir das Enddatum deiner Hochschule mit einer Erinnerung vier Wochen vorher. Die meisten Bibliotheken schicken genau eine Rundmail, und die kommt in einer Woche, in der du an etwas anderes denkst.

Wenn der Stichtag schon vorbei ist

Auch dann ist nicht alles weg, es ist nur mühsamer. Drei Dinge, die du der Reihe nach prüfen kannst.

Erstens: Frag deine Bibliothek nach einer Übergangslösung.Einige Häuser richten für eine begrenzte Zeit Arbeitsplätze im Lesesaal mit Restlaufzeit ein oder halten Einzelplatzlizenzen für Härtefälle vor. Das steht selten auf der Website. Eine kurze, konkrete Mail – laufende Abschlussarbeit, Abgabedatum, wie viele Nachweise im Dokument – wird häufiger beantwortet, als man denkt.

Zweitens: Prüfe, ob dein Word-Dokument noch lesbar ist. Der Text und die zuletzt berechneten Nachweise sind normalerweise weiter sichtbar, auch wenn das Add-In nicht mehr arbeitet. Das heißt: Deine Arbeit ist nicht verloren, sie ist eingefroren. Wandle die Felder in statischen Text um, solange das Dokument sich noch öffnen lässt, und arbeite von dort aus mit Zotero weiter.

Drittens: Rekonstruiere die Literaturliste aus dem Dokument.Wenn du an das Projekt nicht mehr herankommst, ist dein eigenes Literaturverzeichnis die beste verbliebene Quelle. Titel für Titel über den Bibliothekskatalog oder eine Datenbank neu in Zotero anlegen ist stumpf, aber es funktioniert – und bei den meisten Abschlussarbeiten reden wir über 60 bis 150 Einträge, nicht über Tausende.

Was du in diesem Fall nicht zurückbekommst, sind deine Wissenselemente: die Zitate, Paraphrasen und Notizen im Projekt. Genau deshalb steht der Export davon oben auf Platz fünf und nicht am Ende.

Eine ehrliche Frage zum Schluss

Wir bauen an einem Arbeitsbereich für Abschlussarbeiten, in dem die Quellen und der Text an einem Ort liegen. Was wir nicht haben und hier auch nicht versprechen: einen fertigen Citavi-Import.

Deshalb die Frage, ernst gemeint: Würde dir ein Import helfen, der ein Citavi-Projekt samt Wissenselementen einliest und dabei deinen deutschen Fußnotenstil beibehält? Oder ist dein eigentliches Problem ein anderes – die Zitate in Word, die Volltexte, der Zitierstil? Sag uns, was in deinem Fall das Teuerste ist. Das entscheidet, ob und woran wir arbeiten.