Citavi-Zitate in Word retten: die Falle, vor der dich niemand warnt (2026)

Die Falle: eingefügte Zitate wandern nicht mit

Wenn deine Hochschule Citavi abschaltet, lautet die Standardauskunft: Exportiere deine Titel und importiere sie in Zotero. Das stimmt und funktioniert. Es beschreibt nur nicht den Teil, der wehtut.

Nachweise, die du über das Word-Add-In oder den Citavi Assistant in dein Dokument eingefügt hast, lassen sich nicht nach Zotero übertragen. Das steht nicht in einem Forum, sondern in der offiziellen Umstiegsanleitung der Universität Münster – also bei einer Bibliothek, die ihre eigenen Studierenden zum Wechsel auffordert und dabei ehrlich genug ist, die Lücke zu benennen.

Was das praktisch heißt: Der Import bringt deine Literaturdatenbank nach Zotero. Deine Arbeit in Word bleibt zurück. Jede Fußnote, jeder Kurzbeleg, jedes Literaturverzeichnis, das Citavi für dich verwaltet hat, hängt weiter an einem Programm, das du nach dem Stichtag nicht mehr öffnen kannst. Wenn deine Lizenz mitten in der Bachelorarbeit endet, kann es sein, dass du jeden einzelnen Nachweis von Hand neu setzen musst.

Die gute Nachricht ist, dass es dafür einen dokumentierten Ablauf gibt. Die schlechte, dass er umständlich ist und deutlich leichter, solange Citavi bei dir noch läuft.

Warum aus Feldern toter Text wird

Um zu verstehen, was du verlierst, hilft ein Blick darauf, was da eigentlich in deinem Dokument steht. Ein Citavi-Nachweis ist keine getippte Textstelle. Es ist eine Feldfunktion: ein Platzhalter, hinter dem eine Kennung für einen Titel liegt. Was du auf dem Bildschirm siehst, wird bei jedem Öffnen neu berechnet – aus dem Projekt, nach den Regeln deines Zitierstils.

Deshalb ist Citavi so bequem. Du korrigierst im Projekt eine falsche Jahreszahl, und sie ändert sich in allen 47 Fußnoten. Du löschst einen Absatz mit dem letzten Verweis auf eine Quelle, und sie verschwindet aus dem Literaturverzeichnis. Und genau deshalb ist der Nachweis auch wertlos, sobald das Programm fehlt: Ohne Citavi kann die Kennung niemand mehr auflösen.

Beim Umwandeln in statischen Text wird der zuletzt berechnete Zustand eingefroren und die Verknüpfung entfernt. Dein Text sieht danach exakt genauso aus. Was du aufgibst, ist:

• die automatische Aktualisierung. Änderst du später eine Angabe, musst du jede Fundstelle einzeln von Hand korrigieren.
• das mitwachsende Literaturverzeichnis. Es ist ebenfalls ein Feld und wird zu normalem Text. Neue Quellen tauchen nicht mehr von selbst auf, gestrichene verschwinden nicht mehr von selbst.
• den Stilwechsel per Klick. Wenn dein Lehrstuhl kurz vor Abgabe doch die andere Fußnotenvariante will, ist das dann Handarbeit.

Das Umwandeln ist also kein Verlust an Inhalt, sondern ein Verlust an Beweglichkeit. Für ein Dokument, das in drei Wochen abgegeben wird, ist das oft verkraftbar. Für eine Masterarbeit, an der du noch ein halbes Jahr sitzt, ist es der Grund, stattdessen sauber auf Zotero umzustellen.

Der Ablauf, Schritt für Schritt

Das ist die Notlösung aus der Münsteraner Anleitung, für den Fall, dass du bis zum Stichtag nicht fertig wirst. Halte dich an die Reihenfolge.

1. Sichere dein Word-Dokument.Eine Kopie mit Datum im Dateinamen, an einem zweiten Ort. Nicht überspringen, nicht später machen. Alles Folgende ist ohne diese Kopie nicht rückgängig zu machen. Wenn du magst, sichere zusätzlich eine PDF-Fassung des aktuellen Stands – sie ist deine Referenz dafür, wie die Nachweise korrekt aussehen müssen.

2. Wandle die Citavi-Felder in statischen Text um. Das erledigt das Word-Add-In selbst über seine Funktion zum Entfernen der Citavi-Verknüpfungen. Arbeite dabei in einer Kopie, nicht im Original. Danach steht dein Text vollständig und lesbar da, aber ohne jede Verbindung zu Citavi.

3. Bring deine Titel nach Zotero.Vor dem nächsten Schritt muss deine Bibliothek in Zotero stehen, sonst suchst du bei jedem Nachweis neu. Exportiere aus Citavi im RIS-Format, importiere in Zotero und prüfe stichprobenartig zwanzig Einträge – besonders Sammelbände, Hochschulschriften und Onlinequellen.

4. Setze jeden Nachweis mit dem Zotero-Word-Plugin neu.Geh das Dokument von vorn nach hinten durch. An jeder Stelle setzt du den Zotero-Nachweis direkt neben den alten, statischen Citavi-Text – so kannst du beide vergleichen.

5. Lösche die alten Citavi-Nachweise. Erst wenn der neue daneben steht und stimmt. Wenn du beides in einem Durchgang machst, merkst du eine übersprungene Stelle erst beim Korrekturlesen.

6. Erzeuge das Literaturverzeichnis neu. Über Zotero, am Ende. Vergleiche es mit der alten Citavi-Fassung: Fehlende Einträge sind der zuverlässigste Hinweis darauf, dass du im Text einen Nachweis übersehen hast.

Ein praktischer Tipp zum Abschluss: Mach die Umwandlung kapitelweise, nicht in einem Rutsch über 80 Seiten. Du behältst den Überblick, und ein Fehler kostet dann ein Kapitel statt einer Arbeit.

Was ein Citavi-Export wirklich mitnimmt

Weil an dieser Stelle die meisten Missverständnisse entstehen: Ein Export aus Citavi ist nicht ein Ding, sondern vier verschiedene, und du brauchst alle vier.

• RIS oder BibTeX nimmt die bibliografischen Angaben mit: Autor, Titel, Jahr, Verlag, Seiten, DOI. Das ist der Teil, der reibungslos in Zotero landet. Exportiere beide Formate, weil Importfehler formatabhängig sind.
• Der Dateiordner des Projekts enthält deine angehängten Volltexte. Kopiere ihn komplett, sonst hast du hinterher Titel ohne PDFs.
• Deine Wissenselemente– wörtliche Zitate, Paraphrasen, Kommentare, Zusammenfassungen – stecken nicht im RIS-Export. Erzeuge daraus zusätzlich eine lesbare Datei als Word-Dokument oder PDF, mit Kategorien und Seitenzahlen. Diese Datei ist die Fassung, die dir niemand kaputtmachen kann.
• Dein Word-Dokument ist der vierte Teil, und der einzige, an den kein Export herankommt. Dafür ist der Ablauf oben da.

Was sonst noch nicht übertragen wird

Die Word-Nachweise sind der größte Posten, aber nicht der einzige. Nach der Anleitung der Universität Münster gehen beim Wechsel nach Zotero außerdem verloren:

• Bildzitate. Sie kommen an, aber ohne die Grafik. Wenn du mit Abbildungen arbeitest, sichere sie vorher einzeln aus dem Projekt und benenne sie so, dass du sie wiederfindest.
• Eigene Zitationsstile. Gar nicht übertragbar. Münster schreibt zusätzlich, dass die Anpassung von Zitationsstilen in Zotero deutlich schwieriger ist und dass es dafür keine institutionelle Unterstützung gibt. Wenn dein Fach einen bestimmten deutschen Fußnotenstil verlangt, ist das der teuerste Satz auf dieser Seite.
• Aufgabenzuweisungen. Alles, was du dir als Aufgabe an einem Titel notiert hast, fällt weg. Zieh dir die Aufgabenliste vorher als Dokument.
• Die Unterscheidung zwischen direktem und indirektem Zitat. Wenn Wissenselemente zu Zotero-Notizen werden, geht die Information verloren, ob es sich um ein wörtliches Zitat oder eine Paraphrase handelte. Das ist nicht nur unbequem, das ist die Unterscheidung, an der Plagiatsvorwürfe hängen. Markiere wörtliche Zitate vor dem Export selbst eindeutig, zum Beispiel mit Anführungszeichen im Text des Wissenselements.
• Die Kategorienzuordnung der Wissenselemente. Deine Gliederungsstruktur, also die Zuordnung „dieses Zitat gehört in Kapitel 3.2“, überlebt die Umwandlung in Notizen nicht. Deshalb der Export der Wissensorganisation als eigene Datei: Dort steht die Struktur noch drin.

Warum vorher deutlich leichter ist als nachher

Wir schreiben das ungern so direkt, aber es ist der entscheidende Punkt: Nach dem Stichtag ist der Ablauf oben nicht schwieriger, sondern teilweise gar nicht mehr durchführbar. Die Ruhr-Universität Bochum stellt fest, dass Projekte ohne gültige Lizenz nicht mehr geöffnet oder bearbeitet werden können. Ohne geöffnetes Projekt gibt es keinen RIS-Export, keinen Export der Wissenselemente und kein funktionierendes Word-Add-In, das deine Felder sauber in Text umwandelt.

Was dir dann bleibt, ist ein Word-Dokument mit Feldern, die niemand mehr auflösen kann, und eine Projektdatei, in die du nicht hineinkommst. Aus diesem Zustand herauszukommen ist ungleich mühsamer, als heute zwei Stunden zu investieren.

Also die ehrliche Reihenfolge: Sichern und exportieren, solange die Lizenz läuft – auch wenn du erst in einem halben Jahr migrieren willst. Das Umwandeln der Word-Felder kannst du bis kurz vor dem Stichtag aufschieben, weil du bis dahin komfortabel weiterarbeitest. Die Exporte nicht.

Welche Termine bestätigt sind und was für deine Hochschule gilt, findest du in unserer gepflegten Übersicht: welche Unis Citavi abschalten. Die vollständige Sicherungsreihenfolge für dein ganzes Projekt steht unter Deine Uni schaltet Citavi ab.

Eine ehrliche Frage zum Schluss

Nichts davon ist interessante Arbeit. Es ist Umzugsarbeit, ausgelöst von einer Vertragsentscheidung, die niemand dir erklärt hat, und sie fällt genau in die Wochen, in denen du eigentlich schreiben solltest.

Wir haben dafür kein Werkzeug, und wir kündigen hier auch keines an. Wir würden aber gern wissen, ob wir das Richtige für teuer halten: Würde dir ein Import helfen, der ein Citavi-Projekt samt Wissenselementen einliest und dabei deinen deutschen Fußnotenstil beibehält – oder ist der wirkliche Schmerz das Neusetzen der Nachweise in Word? Schreib uns, was in deinem Fall die meiste Zeit frisst.